Executive Office Assistant to General Manager (Mandarin Speaker) - Kelapa Gading, Jakarta

Bergabunglah dengan PT Guanya International Logistics, sebuah perusahaan logistik yang dinamis dan berkembang pesat, sebagai Executive Office Assistant to the General Manager. Ini adalah kesempatan unik bagi seorang profesional yang terorganisir, proaktif, dan teliti untuk memberikan dukungan komprehensif kepada General Manager kami. Di PT Guanya International Logistics di Kelapa Gading, Jakarta, Anda akan berperan dalam mengelola berbagai tugas administratif dan operasional, memastikan bahwa semua kegiatan berjalan lancar dan efisien.

Anda akan bekerja secara langsung dengan General Manager untuk membantu dalam berbagai tugas, termasuk koordinasi rapat, pengelolaan dokumen, dan dukungan dalam pengambilan keputusan strategis. Dengan pengalaman lebih dari 5 tahun dalam peran serupa, Anda akan menggunakan berbagai alat dan perangkat lunak, seperti Microsoft Office Suite, Google Workspace, dan sistem manajemen dokumen seperti DocuWare atau SharePoint.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola kalender dan jadwal rapat untuk General Manager, termasuk mengirim undangan, menyiapkan ruang rapat, dan memastikan semua peserta hadir tepat waktu.
• Menyusun dan mengirimkan dokumen resmi, surat, dan laporan kepada pihak eksternal dan internal dengan tepat waktu dan akurat.
• Mengkoordinasikan perjalanan dan akomodasi untuk General Manager, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, dan transportasi.
• Mengelola inventaris kantor, termasuk pemeliharaan dan penggantian peralatan kantor yang rusak atau habis.
• Menyediakan dukungan administratif dalam proyek-proyek khusus yang ditugaskan oleh General Manager.
• Menangani komunikasi internal dan eksternal, termasuk mengatur panggilan telepon, email, dan pesan, serta memastikan semua komunikasi disimpan dan diarsipkan dengan baik.
• Mengelola sistem manajemen dokumen dan memastikan semua dokumen disimpan dan diorganisir dengan baik.
• Memberikan dukungan dalam pengelolaan acara dan pertemuan, termasuk pemesanan katering, dekorasi, dan peralatan acara.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Lulusan minimal Sarjana dari perguruan tinggi terkemuka dengan jurusan terkait seperti Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 5 tahun sebagai Executive Office Assistant atau peran serupa di perusahaan logistik atau industri terkait.
• Kemampuan berbahasa Mandarin (baca, tulis, dan bicara) adalah keharusan.
• Penguasaan lengkap dalam menggunakan Microsoft Office Suite, Google Workspace, dan sistem manajemen dokumen seperti DocuWare atau SharePoint.
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan dalam tim, dengan kemampuan komunikasi yang baik dan kemampuan untuk mengelola waktu dengan baik.
• Pengalaman dalam mengelola inventaris kantor dan peralatan.
• Pengalaman dalam mengatur acara dan pertemuan adalah nilai tambah.
• Memiliki sertifikasi dalam manajemen kantor atau administrasi bisnis adalah nilai tambah.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait